Manajemen Umum softskill (TULISAN 2)

• Tujuh SOP Wajib

      1.      Produksi dan Distribusi

      2.      Pemasaran: Promosi dan Penjualan

      3.      Akuntansi, Keuangan, & Pajak

      4.      SDM & Pengembanganya

      5.      Pelayanan & Pengelolaan Pelanggan

      6.      Operasional Usaha

      7.      Pembukaan & Penutupan Usaha

• SOP Produksi & Distribusi

Setiap perusahaan memiliki lini produksi dan disrtibusi. Dua hal ini dijadi satukan pembahasan berkaitan erat. Bidang produksi meliputi pembuatan produk. Bidang disrtibusi meliputi pengantaran barang (produk) dari satu tempat ke tempat lain. 

TATA CARA ATAU PROSEDUR KERJA APA SAJA YANG TERMASUK BIDANG PRODUKSI?

     1.      Proses mendapatkan bahan baku

     2.      Proses mengelolah bahan baku menjadi produk siap jadi

     3.      Proses pengemasan barang yang dibeli dalam bentuk curah menjadi produk dalam kemasan

     4.      Proses pengaplikasian sebuah produk

     5.      Proses menghasilkan sebuah jasa tertentu

SOP Pemasaran: Promosi & Penjualan

Setiap usaha pasti harus memasarkan produknya. Kebanyakan dari kita hanya terjebak pada cara-cara menjual. Padahal penjualan itu selalu diawali dengan stategi promosi yang efektif. Pemasaran yang efektif adalah stategi promosi yang menghasilkan penjualan sesuai dengan upaya yang dikeluarkan. Perusahaan-perusahaan besar mengelompokan bagian ini menjadi satu bagian besar, yakni pemasaran. Jadi, pemasaran itu sangat luas artinya.

TATA CARA ATAU PROSEDUR KERJA APA SAJAYANG TERMASUK BIDANG PEMASARAN: PROMOSI &PENJUALAN? 
1.Proses mengetahui konsumen dari produknya          
2. Proses melakukan komunikasi dengan konsumen tentang keberadaan dan manfaat produk-produk
3. Proses melakukan penjualan kepada konsumen

SOP Akuntansi, Keuangan, & Pajak

Pengusaha kecil sering melalaikan dua fungsi ini yaitu, akuntansi dan pajak. Mereka itu yang mengurusi hal-hal yang berkaitan dengan arus uang keluar dan masuk (dari hasil transaksi harian), maka akuntansi adalah proses pembukuan atau penyajian laporannya. Sedangkan pajak berkisar tentang setoran kita kepada pemerintah. Tiga hal ini harus di pisahkan meskipun dikelompokan menjadi satu bagian.

TATA CARA PROSEDUR KERJA APA SAJA YANG TERMASUK BIDANG AKUNTANSI, KEUANGAN, & PAJAK?

     1.      Proses transaksi harian ditempat usaha kita

     2.      Proses pencatatan/pembukuan transaksi-transaksi tersebut

     3.      Proses perhitungan, pelaporan, dan pembayaran pajak

Sop SDM & Pengembangannya

Bagian ini terdiri dari dua bidang yang terpisah satu sama lain, tetapi fungsinya berurutan. Perusahaan-perusahaan  menjadikan bidang ini menjadi satu-kesatuan yang tidak terpisahkan. Bidang SDM meliputi proses rekrutmen, seleksi, pelatihan dan pengangkatan karyawan serta pengawasan kinerja karyawan sehari-hari. Sedangkan bidang  pengembangan SDM meliputi evaluasi kinerja karyawan, re-training (pelatihan lanjutan), promosi, dan sebagainya.

TATA CARA PROSEDUR KERJA APA SAJA YANG TERMASUK BIDANG SDM & PENGEMBANGANNYA? 
1.                 Proses perekrutan karyawan baru 
2.                 Proses pelatihan karyawan 
3.                 Proses promosi dan demosi karyawan

SOP Pelayanan Konsumen & Pengelolaan Pelanggan

Adalah ujung tombak perusahaan-perusahaan besar dalam upaya memperoleh repeat order dari para konsumen/pelanggan. Sebagian orang menyebutnya Customer Relationship Management (CRM). Apapun namanya dan seberapapun kecilnya usaha kita, jika ingin memiliki masa depan cerah, kita harus berusaha sekuat tenaga untuk menyusun SOP bidang pelayanan konsumen dan pengelolaan pelanggan.

TATA CARA PROSEDUR KERJA APA SAJA YANG TERMASUK BIDANG PELAYANAN KONSUMEN DAN PENGELOLAAN PELANGGAN? 
1.      Proses penyambutan konsumen/pelanggan yang datang ketempat usaha kita
2.      Proses membantu konsumen/pelanggan memperoleh segala kebutuhannya
3.      Proses membangun database pelanggan
4.      Proses pengelola pelanggan

SOP Operasional Usaha

Adalah kegiatan –kegiatan yang dilakukan oleh perusahaan setiap hari, setiap bulan, atau setiap tahun. Kegiatan-kegiatan ini sudah ditentukan tanggal operasionalnya sehingga tidak saling menggangu, justru saling mendukung.

TATA CARA PROSEDUR KERJA APA SAJA YANG TERMASUK BIDANG OPERASIONAL USAHA? 
1.      Prosedur Operasional sehari-hari
2.      Prosedur Penanganan Komplain
3.      Prosedur Pengawasan Usaha
4.      Prosedur Evaluasi Usaha
5.      Prosedur Pengurusan Legatitas Usaha
6.      Prosedur Pengamanan Tempat Usaha

SOP Pembukaan & Penutupan Usaha

Yang dimaksud pembukaan usaha adalah prosedur yang kita lakukan saat akan membuka usaha baru yang sejenis di kota lain. Sedangkan yang dimaksud penutupan usaha adalah prosedur yang harus kita lakukan untuk menutup usaha tersebut jika bangkrut. SOP ini akan mempermudah kita saat ingin membuka usaha sekaligus menghindarkan kita dari masalah atau sengketa jika kita menutup usaha.

TATA CARA ATAU PROSEDUR KERJA APA SAJA YANG TERMASUK BIDANG PEMBUKAAN DAN PENUTUPAN USAHA? 
1.      Prosedur perencanaan pembukaan usaha baru
2.      Prosedur realisasi rencana pembukaan usaha baru
3.      Prosedur pengelolaan risiko pada usaha yang sudah berjalan
4.      Prosedur penutupan usaha & pemberesan

         

•  CARA MUDAH MENYUSUN SOP  

            
         3 TAHAP PENYUSUNAN SOP
        Menyusun SOP itu sangat mudah karena hanya melalui 3 tahap saja yaitu :
        1. Menentukan jenis pekerjaan dan alur kerjanya.
        2. Menggambarkan dalam bentuk bagan.
        3.menuliskan dalam bentuk uraian.
        Trik menyusun SOP produksi & distribusi
         misalnya mengolah ayam mentah menjadi ayam goreng siap saji.
        Alur kerjanya:
        1. Ayam di cuci bersih
        2. Ayam di rendam dalam larutan bumbu.
        3. Ayam di goring.
        4. Ayam goring ditiriskan.
        5. Ayam goring siap saji.
            
        Trik Menyusun SOP pemasaran: promosi & penjualan
        Pekerjaan dan menyusun SOP-nya,misalnya membuat sarana promosi berupa brosur.

        Menentukan jenis pekerjaan & alur kerjanya
        jenis pekerjaan: membuat sarana promosi brosur.
        Alur kerjanya:
       1. Menetapkan materi promo yang akan di masukan brosur.
       2. Mendesain brosur.
       3. Meminta persetujuan atasan/principa
       4. Mencetak brosur.
       5. Menyebarkan brosur.

        Trik Menyusun SOP Akutansi, keuangan & pajak.
        saya akan mengambil satu contoh pekerjaan ,misalnya transaksi antara konsumen/pelanggan.
     
        Menentukan jenis pekerjaan &alur kerjanya.
        jenis pekerjaan: transaksi antara kasir dengan konsumen/pelanggan. 
        Alur kerjanya:
       1. Konsumen/pelanggan mendatangi kasir untuk membayar transaksi.
       2. Kasir menghitung biaya yang harus di bayar konsumen/pelanggan berdasarkan nota order.
       3. Kasir memberitahukan nilai yang harus di bayarkan kepada konsumen/pelanggan.
       4. Konsumen/pelanggan membayar dengan uang tunai dan kasir menerima.
       5. Kasir membubuhkan cap lunas pada nota danmenyerahkan nota kepada konsumen/pelanggan.
  
       Trik Menyusun SOP SDM & Pengembangannya 
       Melakukan evaluasi kinerja karyawan secara berkala.
       Menentukan jenis pekerjaan & Alur kerjanya
       Jenis pekerjaan: Melakukan evaluasi kinerja karywan secara berkala.
       Alur kerjanya:
       1. Pemimpi mengumpulakn data track record karyawan selama periode evaluasi berjalan.
       2. Pemimpin melakukan penilaian kerja dan membuat resume penilaian.
       3. Berdasarkan resume penilain kinerja
       4. Pemimpin mengarsipkan data penilaian kinerja karyawan.

       Trik Menyusun SOP Pelayanan & pengelolaan pelanggan
       Menyusun database pelanggan dan mengelola database pelanggan
     
        Menentukan jenis pekerjaan & alur kerjanya
         jenis pekerjaan: Menyusun database pelanggan dan mengelola database pelanggan.
         Alur kerjanya:
         1. Costumer service meminta pelanggan untuk mengisi formulir identitas pelanggan.
         2. Costumer service melakukan input data pelanggan ke dalam komputer
         3. Costumer service melakukan komunikasi secara berkala kepada para pelanggan.
         4. Costumer service menyelenggarakan acara (event) khusus untuk para pelanggan.
         Trik Menyusun SOP Operasional usaha
         Disini saya akan mengambil satu contoh pekerajaan , misalnya melakukan kerja lembur.

         menentukan jenis pekerjaan & alur  kerjanya
         Jenis pekerjaan: Melakukan kerja lembur
         Alur kerjanya:
         1. Karyawan mengisi formulir kerja lembur.
         2. Karyawan meminta persetujuan atasan.
         3. Karyawan serahkan satu lembar ijin kerja lembur kepada security.
         4. Selesai kerja lembur, karyawan meminta tanda tangan security.
         5. Karyawan serahkan formulir kerja lembur ke bagian SDM.
         Trik Menyusun SOP pembukuan & penutupan usaha
          Disni saya akan mengambil satu contoh pekerjaan saja, misalnya melakukan grand opening.
     
         Menentukan jenis pekerjaan & Alur kerjanya
         Jenis pekerjaan: melakukan grand opening
         Alur kerjanya:
        1. Kirim undangan kepada supplier, mitra kerja, calon konsumen, media masa.
        2. Siapkan tempat usaha sebagai lokasi grand opening.
        3. Sewa peralatan & perlengkapan pesta.
        4. Selenggarakan acara grand opening.
        5. Bereskan peralatan & perlengkapan grand opening, siapkan operasional.
          

•         Aplikasi SOP

        Enam cara Aplikasi SOP
        aplikasi SOP dapat dilakukan melealui enam car berikut ini:
        1. Training dasar.
        2. Trining tingkat lanjut
        3. Briefing berkala.
        4. Evaluasi berkala
        5. Sanksi bagi pelanggar SOP
        6. Reward bagi pelaksanaan SOP
  
     

• Briefing berkala

 Briefing adalah pengarahan. Setiap kita hrus memberikan pengarahan kepada karyawan untuk mengikuti SOP usaha kita. Briefing bisa di jadikan  salah satu sarana sosialisasi SOP.
tujuan briefing adalah untuk memberikan pengarahan tentang kierja karyawan suapaya tetap sesuai visi dan misi perusahaan, dalam kaitanya dengan SOP, briefing bertujuan meningkatkan karyawan agar menerapkan SOP dalam melakukan pekerjaan-pekerjaannya. Briefing jg bertujuan untuk mencuci otak karyawan supaya berpikirnya sesuai dengan cara berpikir kita, sehingga ia mudah sekali menerapkan SOP dalam pekerjaannya. Jika SOP kita sudah tertanam di pikiran bawah sadar karyawan, maka otomatis karyawan akan bekerja dan bertindak sesuai SOP tanpa kita beri arahan lagi.
kapan briefing dilakukan?
pada perusahaan-perusahaan besar, briefing di lakukan setiap pagi sebelum karyawan bekerja dan setiap sore atau malam hari sebelum karyawan pulang. Briefing pagi berfungsi untuk membahas rencana kerja pada hari itu dan target-target yang ingin di capai, sedangkan briefing sore/malam untuk melakukan evaluasi kinerja pada hari itu dan pencapaian target.
apa saja materi briefing?
Pada briefing pagi, ingatkan karyawan untuk menaati SOP dan bekerja sesuai dengan SOP. Ingatkan mereka tentang visi dan misi perusahaan serta pencapaiannya berkat karyawan yang berperan aktif melaksanakan SOP setiap saat.
Berapa lama briefing dilakukan?
briefing di lakukan secara bervariasi, tergantung kebutuhan. Ada yang cukup melakukan briefing selama 10 menit, tetapi ada pula yang harus melakukan briefing sampai 1 jam.
Apakah penyebab briefing gagal di lakukan?
1. Pemimpin dan karyawan sama-sama tidak disiplin sehingga briefing terkadang dilakukan, tapi terkadantg tidak.
2. Pemimpin terlalu percaya diri dengan kemampuannya sehingga merasa tidak perlu melakukan briefing, karyawawn hanya mengikuti.
3. Karyawan merasa tidak perlu mengikuti briefing karena tidak ada manfaat yang diperoleh dari briefing.

• Evaluasi berkala

Evaluasi berkala bukanlah evaluasi harian yang kita lakukan saat briefing. Yang di maksud evaluasi berkala adalah evaluasi SOP usaha kita selama periode tertentu.
apakah tujuan evaluasi berkala?
tujuannya adalah mengetahui efektivitas dan efisien di perusahaan kita sejak berakunya SOP selama periode tertentu, SOP yang tidak dinamis bisa merugikan perusahaan dalam jangka panjang. Sedangkan SOP yang terlalu dinamis justru dapat membingungkan karyawan.
kapan evaluasi berkala di lakukan?
evaluasi SOP dilakukan usaha anda. Dinamika usaha anda tentu di pengaruhi oleh jenis usaha anda. Bagii anda yang memilih jenis usaha di bidang makanan dan minuman, dinamikanya tentunya sangat tinggi.
apa saja materi evaluasi berkala?

1. Evaluasi perkembangan usaha anda 
2. Rencana-rencana perkembangan usaha anda
3. pengembangan SOP sesuai rencana pengembangan usaha anda

apa penyebab kegagalan evaluasi berkala?
sebagai, pegusaha kita sering terjebak dalam kesibukan kita.kalupun tidak terjjebak dalam zona kenyamanan. Dua hal ini adalah racun paling mematikan bagi kita dan usaha kita. Oleh karena itu,SOP di buat supaya usaha kita terhindar dari resiko tersebut.

Sanksi Bagi Pelanggar SOP
Salah satu jawabannya adalah adanya sanaki (punishment) yang tegas bagi pelanggar SOP. Untuk apa aturan yang tidak ada sanksinya? SOP juga harus memiiki sanksi yang tegas dan di terapkan secara tegas.
ketegasan kita dalam memberikan sanksi, adalah titik total menuju kemajuan usaha kita! Berikan sanksi yang pantas dan pastikan karyawan lain mengetahuinya agar karyawan mengambil hikmah dari peristiwa tersebut.
bagaimana cara agar kita tidak semena-mena memberikan sanksi kepada karyawan ?
kita juga harus mengatur memerikan sanksi, jenis pelanggaran dan jenis sanksi yang di berikan dalam SOP.ketentuan ini biasanya termasuk SOP bidang SDM & pengembangannya. Jika ketentuannya jelas, kita tidak akan di salahkan oleh siapapun ketika memberikan sanksi yang tegas kepada karyawan. Bahkan mungkin kaaryawan lain justu akan angkat jempol kepada kita yang mampu menegakan SOP demi kepentingan yang lebih besar, yakni pengembangan usaha dan menyelamatkan harkat hidup karyawan yang lain.

• Reward bagi pelaksanaan SOP

salah satu jawabannya adalah pemberian penghargaan (reward) yang pantas kepada karyawan yang telah melaksanakan SOP dengan baik sehingga kinerja perusahaan meningkat dari waktu ke waktu.mari kita tanyakan kepada diri kita.selama ini, beberapabanyak atau beberapa sering kita memberi penghargaan kepada karyawan yang merasa puas bekerja bersama kita? Salama ini karyawan potensial yang mengundurkan diri dari perusahaan kita karena berbagi alas an ketidakpuasan? Jika menuntut karyawan untuk menaati SOP dan bekerja berdasrkan SOP, maka saat mereka sudah melaksanakan perintah kita itu, mereka berhak atas penghargaan (Reward) dari kita.
bagaimana cara supaya kita tidak pilih kasih dalam memberikan penghargaan kepada karyawan?
kita harus menatur berbagai jenis penghargaan yang bisa kita berikan kepada karyawan. Kita juga harus mengatur pekerjaan seperti apa yang prestasinya patut mendapat penghargaan dari perusahaan.
sampai di sini, anda sudah memahami cara aplikasi SOP.tentu saja cara-cara aplikasi yang saya ungkapkan di sini adalah versi saya dan saya peruntukan secara umum. Khusus ubtuk usaha anda,nubgkin di perlukan cara aplikasi yang sangat spesifik yang mungkin tidak tergambarkan.

Kesimpulan.
        1.Jenis pekerjaan harus di temukan/di kenali terlebih dahulu.
        2. Alur kerja di buat untuk mempermudah membuat bagan.
        3. Bagan di buat sesimpel mungkin.
        4. Tahapan/langkah di buat sangat simpel dan mudah di pahami.
        5. Pekerjaan yang satu dengan pekerjaan yang lain berurutan .